Essex Library of Things

Description du projet

Création d'un catalogue d'articles que les résidents de l'Essex peuvent emprunter dans six bibliothèques de l'Essex, y compris le service de bibliothèque mobile. Les articles disponibles ont été achetés sur la base d'articles durables de haute qualité qui peuvent être facilement transportés, entretenus et réparés. Les articles sélectionnés ont tendance à être peu utilisés s'ils appartiennent à un particulier. Les utilisateurs pouvaient choisir les articles dans le catalogue en ligne ou imprimé, les retirer dans l'une des bibliothèques participantes et les retourner dans la semaine, le tout gratuitement. 

Les catégories d'articles choisies étaient les suivantes :

  • bricolage (par ex., perceuse, étau, nettoyeur haute pression)
  • outils de jardinage (par ex. : souffleur de feuilles)
  • appareils ménagers (par ex., nettoyeur de tapis, moules à gâteaux, robot ménager, machine à coudre)
  • extérieur et hobby (par ex., tente, kiosque, jeux de sport, jeux, microscope, télescope)
  • instruments de musique (non à vent) (par ex., guitare, batterie portable, clavier portable)

Objectif

  • Encourager les résidents de l'Essex à emprunter et à rendre des articles de la Bibliothèque d'objets de l'Essex, au lieu d'en acheter de nouveaux. Il s'agit d'aider les résidents à garder les articles en usage le plus longtemps possible et de réduire la quantité de déchets jetés.
  • Aider les résidents à faibles revenus à accéder à des articles de bonne qualité dans des lieux centraux.
  • Augmenter la fréquentation des bibliothèques.

Public cible

Les résidents de l'Essex âgés de 18 ans et plus.

Objectifs spécifiques

Aucun objectif de performance spécifique n'a été défini.

Calendrier

Septembre 2021 à mai 2022.

Plateforme

Numérique/face à face.

Qui a participé à ce projet ?

Organisation principale : Conseil du comté de l'Essex.

Contact de l'organisation

[email protected]

Responsabilités

  • Responsables de l'équipe chargée de l'économie circulaire.
  • Chargé de communication.
  • Assistants de soutien aux bibliothèques.

Autres acteurs impliqués

  • Chargé de communication des bibliothèques.
  • Superviseurs de bibliothèques.
  • Analyste de données.
  • Équipe juridique.
  • Responsables financiers.

Où le projet a-t-il été piloté et pourquoi ?

  • Chelmsford.
  • Witham.
  • Clacton.
  • Harlow.
  • Laindon.
  • Bibliothèques mobiles.

Les bibliothèques du comté de l'Essex ont été identifiées comme des lieux appropriés pour la Bibliothèque d'objets du comté de l'Essex, car elles sont centralisées et faciles d'accès pour les résidents. Elles disposent également d'un espace de stockage adéquat pour les articles, avec une logistique en place pour le transport des livres et autres ressources qui pourraient accueillir les articles de la Bibliothèque d'objets de l'Essex.

Les cinq bibliothèques de l'Essex et le service de bibliothèque mobile ont été choisis pour le projet pilote en fonction de leur répartition géographique dans le comté et des zones de privation. Le catalogue en ligne des livres pourrait également être utilisé pour répertorier les articles destinés à la Bibliothèque d'objets de l'Essex.

Pourquoi le projet a-t-il été créé ?

Pourquoi avons-nous créé le projet ?

Une perceuse électrique est utilisée en moyenne pendant 18 minutes au cours de sa vie. L'expérience d'autres « Bibliothèques d'objets » a montré que de nombreux articles peuvent être empruntés plutôt que possédés. L'expérience antérieure de Freegle dans l'Essex a montré que les résidents locaux sont ouverts à la réutilisation et au partage.

Valeur attendue pour l'économie circulaire

Les gens ont déjà l'habitude d'emprunter et d'échanger des livres dans les bibliothèques. Le projet voulait s'appuyer sur les comportements existants et montrer que d'autres articles peuvent être utilisés et réutilisés de la même manière. Partager des articles, au lieu d'en acheter de nouveaux, signifie également réduire les emballages et les matériaux lors de la phase de production.

Les chauffeurs de la bibliothèque ont transporté les articles de la Bibliothèque d'objets de l'Essex dans les mêmes véhicules et sur les mêmes itinéraires que les livres. Ainsi, aucune émission supplémentaire n'a été créée.

Comment le projet a-t-il été mis en œuvre ?

  • Recherche de base : L'équipe a recueilli des informations sur les initiatives de Bibliothèque d'objets existantes au Royaume-Uni et à l'étranger. Ils ont également rencontré des représentants de ShareOxford pour poser des questions spécifiques et recevoir des conseils.
  • Mise en place d'un groupe de travail : Un groupe de travail composé de représentants des différentes équipes impliquées et de collègues opérationnels, s'est réuni pendant 15 minutes chaque jour sur MS Teams après le lancement, pendant deux mois. Cela a été très utile pour aborder immédiatement tout problème et identifier la meilleure personne pour trouver une solution. Les réunions sont ensuite passées à une fréquence bihebdomadaire pour le reste du projet pilote.
  • Portée du public cible : Le service était accessible à toute personne de plus de 18 ans vivant ou travaillant dans l'Essex. L'équipe n'a pas ciblé de groupe particulier. Au contraire, elle a choisi des éléments qui pouvaient être utiles à tout le monde.   
  • Identifier les cibles et les systèmes de suivi : Comme cette Bibliothèque d'objets était différente de celles déjà existantes, l'équipe n'a pas fixé d'objectif spécifique pour les prêts ou les retenues. L'équipe Intelligence, qui collecte déjà des données pour la bibliothèque de l’ECC, a surveillé l'utilisation du service, les données démographiques des utilisateurs, la répartition géographique et la fréquentation des bibliothèques.

Le calcul des « déchets sauvés de la mise en décharge » est basé sur l'hypothèse qu'au lieu d'emprunter, les résidents auraient acheté un nouvel article, l'auraient utilisé quelques fois et l'auraient jeté.

  • Définir les processus et les besoins en formation : L'équipe a décidé de suivre autant que possible les processus et structures existants de la bibliothèque, afin de simplifier les tâches et de réduire le besoin de formation. Ils n'ont eu besoin que de partager un organigramme des processus et une foire aux questions pour le personnel et les clients. Ces documents ont été mis à jour tout au long du projet.
  • Les collègues de la santé et de la sécurité ont donné des conseils sur le processus à suivre avec les articles électriques ou les articles nocifs en cas de mauvaise utilisation. 
  • Achat d’équipements et de matériaux : L'équipe a acheté tous les articles neufs et en vrac lorsque cela était possible. Il a été décidé de ne pas accepter les dons d'articles d'occasion pour éviter les risques pour les utilisateurs.
  • Création de pages Web et de matériel promotionnel : Les articles ont été ajoutés au catalogue existant de la bibliothèque. Une nouvelle section a également été créée sur le site Web de Love Essex, pour inclure une description plus détaillée et des photos.
    Pour la promotion, l'équipe a créé des affiches à afficher dans chaque bibliothèque et des catalogues physiques pour les bibliothèques participantes. Elle a également beaucoup utilisé les canaux de médias sociaux existants, tant pour BLUEPRINT, Love Essex que pour les bibliothèques.
    L'équipe a reçu de nombreuses invitations à parler du projet lors d'événements internes et externes.

Coût et ressources en personnel

  • 1 ETP + contributions d'autres équipes.
  • 10 000 £ de logistique.
  • 11 000 £ d'équipement.
  • 1 000 £ de promotion.

Conformité

  • Étude d'impact sur la protection des données.
  • Approbation de l'agent de la section 151.
  • Approbation des membres du Cabinet.

Suivi

Après le lancement, le groupe de travail a suivi le nombre de réservations, de prêts et de renouvellements. Les données montrent également les caractéristiques démographiques des emprunteurs et la fréquentation des bibliothèques.

Lorsque les clients retournent un article, ils sont invités à remplir un court questionnaire sur leur expérience, pendant que le personnel de la bibliothèque vérifie les articles.

Les clients ont été interrogés à différents moments :

  • avant le début du projet
  • après deux mois (novembre)
  • vers la fin du projet pilote (avril)
  • les questions de l'enquête comprenaient des commentaires sur les articles du catalogue et sur le processus, ainsi que des questions plus générales sur les motivations à utiliser le service

L'engagement sur les médias sociaux et l'accès aux sites Web ont été enregistrés.

Résultats

Entre septembre 2021 et mars 2022, la Bibliothèque d’objets de l'Essex a contrôlé l'impact par le biais d'une série de mesures. Celles-ci comportaient :

Impact:

  • 130 utilisateurs uniques.
  • 228 réservations (articles réservés).
  • 98 prêts (articles collectés).
  • 497 kg détournés de la mise en décharge.
  • 10 775 consultations de pages uniques (Remarque : les données pour novembre et décembre 2021 n'étaient pas disponibles).

Résultats de l'analyse d'impact du début à la fin (WPT.3.3):

  • Moyenne de 41 demandes d'articles par mois. Taux plus faibles pendant les mois d'hiver (décembre à février), et plus élevés à partir de mars. Cela est probablement dû à la saison (temps plus froid, moins enclin à voyager, etc.), ainsi qu'à une légère diminution de la promotion.
  • Engagement sur les médias sociaux de septembre à mars :
    • BLUEPRINT Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn : 3 614
    • Love Essex Facebook, Twitter, Instagram : 2 315
    • Bibliothèques Facebook et Twitter : 14 482
  • Le stock est passé de 39 articles originaux au lancement à un total de 90 articles à la fin du mois d'avril. Des copies des articles les plus appréciés ont été ajoutées au catalogue en réponse à la demande.
  •  On a constaté une moyenne de 16 prêts par mois, tant de la part de nouveaux clients que de clients fidèles. Les clients intéressés par les articles très populaires ont dû s'inscrire sur une liste d'attente et certains ont changé d'avis ou n'ont pas reçu l'article à temps pour en avoir besoin. 
  • Les clients sont revenus emprunter d'autres articles, ce qui montre qu'ils étaient satisfaits du service et du processus. Cela a également été mis en évidence dans les enquêtes avec des scores très majoritairement positifs.
  • L'interaction des utilisateurs par le biais de l'enquête de retour d'information a été faible, avec seulement 14 questionnaires post-prêt retournés, et 2 formulaires de suggestion de stock soumis. Les clients ont bien répondu aux enquêtes menées au début, au milieu et vers la fin du projet pilote, ce qui indique que le canal ou le moment de l'interaction a fait une différence. Les enquêtes sur papier à remplir à la bibliothèque n'ont pas semblé fonctionner.

Enseignements tirés

Les points forts du projet pilote ont été :

  • disposer d'une bonne gamme d'articles et être capable d'augmenter le stock à la demande.
  • être capable de fonctionner avec un petit budget
  • recevoir un soutien complet de la part du personnel des bibliothèques et des chauffeurs
  • l'utilisation du même processus que pour le prêt de livres a permis au personnel et aux bénévoles d'être confiants et de ne pas avoir besoin de beaucoup de formation
  • les dommages causés au stock ont été faibles
  • aucun article n'a été perdu
  • l'engagement des groupes d'âge qui ne fréquentent pas souvent les bibliothèques a été positif
  • les résidents ont apprécié l'initiative et ont montré leur soutien à l'économie du partage
  • un engagement élevé sur les médias sociaux
  • soutien des dirigeants et intérêt d'autres autorités locales
  • les résidents ont identifié la réutilisation comme un moyen de protéger la planète

Les points faibles du projet pilote ont été :

  • un nombre limité d'emplacements
  • le délai entre l'heure de réservation et l'heure de collecte est long, surtout pour les articles électriques
  • certains clients ont été découragés parce qu'ils ne pouvaient pas réserver des articles pour une date précise
  • manque de données transactionnelles au cours des six premiers mois du projet
  • manque d'entretien et de réparation - nous n'avons pas pu nommer un entrepreneur externe qui pourrait prendre ce contrat

Comment nous pourrions améliorer et supprimer les obstacles :

  • s'assurer que tous les articles peuvent être prêtés aux clients en toute sécurité
  • former les membres du personnel interne pour qu'ils effectuent régulièrement des tests PAT
  • déployer un plus grand nombre de lieux de collecte disposant d'un parking
  • faire appel à un service de réparation dès le début du projet
  • fournir davantage de conseils en matière de santé et de sécurité et de COVID-19 (encore en place au moment du projet pilote)

Risques

Certains articles ne pouvaient pas être prêtés, car ils auraient pu présenter un risque élevé pour les utilisateurs inexpérimentés. Le service de santé et de sécurité devait être engagé dès le début du projet, au moment de la définition du stock.

Comme le programme a été lancé pendant la pandémie de COVID, certains clients ont eu des réticences à emprunter des articles qui avaient été utilisés par d'autres. Bien qu'il s'agisse d'une minorité, il aurait été utile de fournir plus d'informations sur les procédures utilisées pour s'assurer que les articles étaient nettoyés et stockés en toute sécurité, et donc qu'ils pouvaient être partagés en toute sécurité, et que nos processus étaient les mêmes que ceux en place pour les livres.